INCIDENCIAS TIPICAS REALIZADAS POR EL USUARIO

1.- GESTION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

Error: El no llenado de todos los campos correspondientes en la edición de producto o servicio no llega a guardar el producto o servicio. Ejm. Categorías o Sub Categorías, siempre debe de estar seleccionado con algún item's que haya creado.

Solución: Se deben de llenar todos los campos correspondientes, como así mismo las categorías y demás detalles, Ejm. si no ocupa el campo Comisión dejarlo en 0.

2.- GESTION DE FACTURACION 

2.1 FACTURAS

Error: Cuando uno genera una factura y por alguna razón, el sistema no  genera la factura electrónica, el error más común es cuando algún dato del producto o servicio esta generado por un carácter especial o generalmente es por folios y excepcionalmente puede ser un problema del SII; es decir cuando hay un ingreso malo de datos y por otro lado es cuando falta folios, o por problemas del SII el sistema no arroja correctamente  la factura electrónica, y lo deja en el estado de Factura Manual, para que posteriormente Ud. lo pueda corregir.

Solución:

1.-  ERROR POR MAL INGRESO DE DATOS.- Cuando la factura electrónica lo genera manual asociado a un mal ingreso de los datos del cliente, se debe editar nuevamente los datos del cliente y re-procesarlo, una vez realizado  lo anterior, aparecerá un icono del SII para que se pueda re-enviar.

2.- ERROR POR FOLIOS AGOTADOS O VENCIDOS.- Cuando se genera la factura electrónica  de forma manual con  datos  correctos ya sea del cliente o del producto /servicio, entonces el problema es que la cantidad de folios se vencieron, por lo tanto hay que cargar los folios y una vez hecho esto , se debe apretar el icono de SII para poder re-procesar los datos.

3.- SERVIDOS SEL SII CAIDO.- En ocaciones el SII, sus servidores se encuentran colapsados o inestables es por ello que se queda en el estado de manual.

A) Alcances respecto a la Factura Manual

Cuando el sistema genera una factura manual y no es a través del SII; la Factura manual, lo que hace es gestionar el inventario, rebaja el proceso de inventario y gestiona en la contabilidad el movimiento contable asociado del caso y también en tesorería;  esto es el proceso de las facturas manuales, que anteriormente se ocupaba para las facturaciones en físico; algunos clientes lo tienen, y por ello, el propósito de esta factura manual, es que genera una factura asociada al descuento del inventario de los productos o servicios que se genere, los descuenta, y lo contabiliza a través de la contabilidad y tesorería .

B) Anulación de una Factura Manual

Si por equivocación se genera una factura manual, para anularla se debe dirigir a notas de crédito y seleccionar anular y dentro de la opción anular se debe seleccionar la opción de factura y no la otra opción que es factura electrónica, ya que estamos hablando de la Factura manual.

Cuando se realiza esta anulación se revierte todos los procesos contables, es decir, el inventario se revierte, retorna a su lagar de origen y la parte contable lo cuadra, de forma que cuando se genera el asiento contable de ventas, este hago como reversa, para que este la cuenta saldado en cero.

2.2 BOLETAS

A) Generación de la Boleta Manual

Cuando uno tiene el papel físico, el sistema lo que hace es solo rebajar el inventario del producto o servicio, ese es el principio de lo que es una boleta manual; las acciones que gatilla son la venta, rebajando el inventario y además la gestión de proceso de contabilidad, donde se gestiona el plan de cuentas contables automatizado.

B) Anulación de una Boleta Manual

Para la anulación de una boleta manual,  se debe ir a  notas de crédito y anular, y dentro de boletas se debe selección anular, luego se debe seleccionar el tipo de documento, en este caso boleta que es igual a boleta manual, poner el numero asociado al cual se va anular que no es el folio si no el numero y con eso se tiene registrado la anulación del caso.

La anulación lo que hace es reincorporar el inventario asociado, y hace el cuadre para poder generar el asiento contable de reversa y con eso se cuadra perfectamente la contabilidad y se revierte los productos que han sido generados.

3.- GESTION DE CONTABILIDAD

• Movimientos Especiales

Cuando un cliente quiere generar por ejemplo un pago del 10%, un pago del IVA, un ajuste contable, un cambio monetario o algún pago excepcional que no propiamente esta en cuentas por pagar, se debe hacer siempre a través de comprobantes contables; a través de estos comprobantes contables, se realiza todos los procesos de carácter excepcional.

• Solución “ Comprobante Contable”

La solución a muchas incidencias o situaciones de equivocación que el cliente tenga ya sea en el proceso de compras, proceso de ventas, proceso de remuneraciones o contabilidad, etc, se puede resolver a través del comprobante contable. Si por ejemplo hubo un error en la abertura de caja, en una salida de dinero o cualquier proceso de carácter especial o corrección que se quisiera realizar para cuadrar perfectamente los totales del ERP, lo hace a través de comprobantes contable, esto se encuentro dentro de contabilidad , ahí es donde se soluciona todos los comprobantes asociados al sistema.

Ejemplo 1: Si se necesita hacer un ajuste monetario, se debe ir a comprobantes contables que está en Contabilidad, genero el debe, genero la cuenta de entrada, la cuenta de salida, genero el cuadre asociado y guardo y automáticamente se genera el asiento contable.

Ejemplo 2: Si deseara pagar PreviRed, no se debe ir a cuentas por pagar ni a tesorería, lo correcto es ir a comprobantes contables, y en comprobantes contables se genera el movimiento del caso del pago generado.

IMPORTANTE: Todas las salidas asociadas especializadas que no están en cuentas por pagar se realizan por un movimiento de comprobantes contables que se encuentra en el módulo de contabilidad.

4.- GESTION DE REMUNERACIONES

• Equivocación en la liquidación del Sueldo

Lo único que se debe hacer es otra vez editarlo y otra vez generarlo, no se debe hacer nada mas, ya que es sistema es muy práctico, genera la liquidación del sueldo erróneo, luego la vuelve editar, lo  re-procesa, generando otra vez, de esa forma lo reescribe la liquidación sobre la liquidación actualizada.

• Solución “ Comprobante Contable”

La solución a muchas incidencias o situaciones de equivocación que el cliente tenga ya sea en el proceso de compras, proceso de ventas, proceso de remuneraciones o contabilidad, etc, se puede resolver a través del comprobante contable. Si por ejemplo hubo un error en la apertura de caja, en una salida de dinero o cualquier proceso de carácter especial o corrección que se quisiera realizar para cuadrar perfectamente los totales del ERP, lo hace a través de comprobantes contable, esto se encuentra dentro de contabilidad , ahí es donde se soluciona todos los comprobantes asociados al sistema. 

• Módulo de cuentas Por Pagar

El modulo de cuentas por pagar, gestiona los procesos a las cuentas que uno tiene que pagar, como ser  luz , agua, arriendos, etc, ;  los cuales se tiene que ingresar de acuerdo a las características especificas, ya que tenemos tipos de documentos como: facturas que pueden ser afectas o exentas de igual forma las boletas ,según sea el caso, además de eso hay otros gastos que se imputan como los honorarios y otra serie de documentos.

Error Típico: Si en caso existirá  por ejemplo para pagar honorarios,  el campo de IVA o algunos campos que no corresponden al pago de honorarios, esos campos se dejan en blanco para que prosiga,  es decir solo llenar los campos que sean necesarios.